Geschäftsordnung für den Vorstand
A. Präambel
Diese Geschäftsordnung gilt für den Vorstand nach § 8 der Vereinssatzung.
Sie regelt die interne Arbeitsweise und Aufgabenverteilung innerhalb des Vorstands.
B. Verfahrensfragen
§ 1 Erlass, Änderung, Aufhebung und Bekanntmachung diese Geschäftsordnung
(1) Diese Geschäftsordnung kann durch den Vorstand jederzeit geändert oder aufgehoben werden. Eine Beteiligung anderer Vereinsorgane ist gemäß § 9 Punkt 4
der Vereinssatzung weder vorgesehen noch erforderlich.
(2) Die einfache Mehrheit aller satzungsgemäß berufenen Vorstandsmitglieder nach § 8 der Vereinssatzung ist für die Beschlussfassung erforderlich. Stimmenthaltungen werden als Nein-Stimmen gewertet. Nicht anwesende Vorstandsmitglieder können binnen 7 Werktagen nach der Vorstandssitzung ihre Stimmen schriftlich abgeben.
(3) Die Geschäftsordnung ist wirksam, sobald sie allen Vorstandsmitgliedern schriftlich bekannt gegeben worden ist.
C. Interne Aufgaben und Zuständigkeiten
§ 2 Grundsatz
Alle Vorstandsmitglieder wirken gemeinsam an allen Maßnahmen zur Führung des Vereins durch Beschlussfassung mit. Damit gilt der Grundsatz der Gesamtgeschäftsführung.
§ 3 Interne Aufgabenverteilung und Zuständigkeiten
Der Vorstand hat intern folgende Aufgabenverteilung und Zuständigkeiten beschlossen. Der Grundsatz nach § 2 der Geschäftsordnung bleibt hiervon unberührt.
Aufgaben und Zuständigkeiten des 1. Vorsitzenden:
1. Der 1. Vorsitzende ist für alle Angelegenheiten des Vereins verantwortlich und leitet den gesamten Verein. Dazu gehören die Leitung und Führung des Vorstandes, die
Leitung jeglicher Art von Versammlungen oder Sitzungen im Rahmen der Vereinsarbeit, die Erledigung der Vereinspost und das Management der Vereinsarbeit (Unfallversicherung, Bearbeitung von Sportunfällen, Organisation von Sport- und Hallenzeiten, Zusammenarbeit mit Landes- und Kreissportbund, Übungsleiter, Spendenbescheinigung, finanzielle Aufwendungen der einzelnen Sportbereiche)
2. Der 1. Vorsitzenden vertritt den Verein in allen Fragen gerichtlich und außergerichtlich.
Aufgaben und Zuständigkeiten des 2. Vorsitzenden:
1. Der 2. Vorsitzende übernimmt bei Abwesenheit oder Erkrankung die Amtsgeschäfte des 1. Vorsitzenden.
2. Er vertritt zusammen mit dem 1. Vorsitzenden den Verein in allen Fragen gerichtlich und außergerichtlich und unterstützt den 1. Vorsitzenden im Management des
Vereins.
3. Der 2. Vorsitzende ist für das Führen der Vereinsseite verantwortlich. Er unterstützt die Verantwortlichen im Bereich Volleyball/Badminton und Fußball bei der Teilnahme an Turnieren, bei der Organisation von eigenen Turnieren und ist hauptverantwortlich für die Durchführung der Vereinsfahrten verantwortlich. Er unterstützt dabei den Sport/Turnwart im Bereich der Öffentlichkeitsarbeit.
Aufgaben und Zuständigkeiten der Schatzmeisterin:
1. Die Schatzmeisterin ist verantwortlich für den gesamten Haushalt. Dazu gehören die Verwaltung der Mitglieder und deren Mitgliedsbeiträge, die Verwaltung der Ein- und Ausgaben des Vereins, die Erstellung eines Finanzplanes, die Anfertigung und rechtzeitige Vorlage einer Steuererklärung für den Nachweis der Gemeinnützigkeit für 3 Jahre (Freistellungsbescheid).
2. Die Schatzmeisterin ist gegenüber allen Vereinsmitgliedern in finanz- und steuerrechtlichen Angelegenheiten weisungsberechtigt.
3. Sie ist rechenschaftspflichtig gegenüber den anderen Vorstandsmitgliedern, der Mitgliederversammlung und dem Finanzamt.
Aufgaben und Zuständigkeiten der Schriftführerin:
1. Die Schriftführerin hat die Pflicht, bei jeder Versammlung, Vorstandssitzung, Mitgliederversammlung, Wahlversammlung oder außerordentlichen Versammlung eine Verhandlungsniederschrift bzw. ein Protokoll zu erstellen. Eine Niederschrift erhält der 1. Vorsitzende zeitnah nach jeder Versammlung oder Sitzung.
2. Finanzielle Aufwendung im Rahmen ihrer Tätigkeit können über die Schatzmeisterin abgerechnet werden.
Aufgaben und Zuständigkeiten des Sportwarts:
1. Der Sportwart/Turnwart ist verantwortlich für die Bestandsaufnahme aller Sportmaterialien im Verein. Dazu zählen Bälle, Netze, Zähltafeln, Trainings- und Wettkampfkleidung, aber auch Handbücher für Übungsleiter, Regelwerke sowohl für den Bereich Fußball, als auch für den Bereich Volleyball.
2. Er ist verantwortlich für die Pflege, Wartung und Aussonderung von Sportmaterialien. Dazu ist eine Bestandsliste zu führen, aus der hervorgeht, wann die entsprechenden Materialien angeschafft worden, wer diese im Besitz hat (insbesondere Trainings- und Wettkampfkleidung), wann und warum diese ausgesondert worden.
3. Der Sportwart/Turnwart ist Ansprechpartner für die Bereiche Volleyball/Badminton und Fußball. Er ist verantwortlich für den reibungslosen Ablauf der
Trainingseinheiten im Bereich Volleyball und Fußball und legt die Trainings- und Übungsleiter fest.
4. Der Sportwart/Turnwart ist hauptverantwortlich für die Öffentlichkeitsarbeit. Er entwickelt und hält Kontakt zu örtlichen Pressevertretern und unterrichtet die örtliche Presse über wichtige Angelegenheiten rund um den Verein.
§ 4 Gesamtverantwortung
Der Vorstand bleibt trotz der in § 3 der Geschäftsordnung genannten Aufgabenverteilung für alle Entscheidungen verantwortlich.
D. Vertretung der Vorstandsmitglieder im Verhinderungsfall
§ 5 Geschäftsplanmäßige Vertretung
Kann ein Vorstandsmitglied die unter § 3 der Geschäftsordnung internen Aufgaben auf Grund von Abwesenheit, Krankheit etc. nicht wahrnehmen, übernimmt der 1. Vorsitzende bzw. der 2. Vorsitzende die Aufgaben und Zuständigkeiten des Vorstandsmitgliedes. Es ist ihm gestattet, intern befristet diese Aufgaben unter seiner Führung schriftlich anderen Vorstandsmitgliedern zu übertragen.
E. Vorstandssitzungen
§ 6 Einberufung
1. Vorstandssitzungen finden regelmäßig mindestens zweimal im Jahr statt. In begründeten Ausnahmefällen können auf schriftlichen Antrag (per Mail) eines Vorstandsmitglieds bzw. der Geschäftsführung weitere Sitzungen einberufen werden. Voraussetzung ist, dass der Antrag die im Rahmen der Vorstandssitzung zu besprechenden Angelegenheiten konkret benennt. Zudem sind die Gründe darzulegen, warum ein Warten bis zur nächsten ordentlichen Sitzung nicht möglich ist.
2. Die Sitzungen werden durch den 1. Vorsitzenden unter Angabe der Tagesordnung schriftlich (per e-mail) einberufen.
3. Der Vorstand legt den nächsten Termin für die ordentlichen Vorstandssitzung jeweils am Ende einer Sitzung fest.
§ 7 Ladungsfrist
1. Die Ladungsfrist beträgt 7 Tage.
2. In dringenden Fällen kann auf die Ladungsfrist verzichtet werden
§ 8 Tagesordnung
Die Tagesordnung wird durch die Schriftführerin in Zusammenarbeit mit dem 1. Vorsitzenden schriftlich erstellt und im PDF-Format für die Geschäftsunterlagen bereitgestellt. Vorschläge der Vorstandsmitglieder sind von ihm zu berücksichtigen. Sie enthält damit alle Anträge, die dem 1. Vorsitzenden vorgelegt werden. Die Tagungsordnungspunkte können bei Bedarf geändert werden.
§ 9 Ablauf der Sitzungen
Die Sitzungen werden vom 1. Vorsitzenden geleitet. Im Vertretungsfall greifen die in § 5 genannten Regelungen.
§ 10 Öffentlichkeit
1. Die Vorstandssitzungen sind nicht öffentlich.
2. Bei Bedarf können zu einzelnen Tagesordnungspunkten weitere Personen geladen werden.
§ 11 Befangenheit
An Beratungen und Entscheidungen über Beschlussgegenstände, an denen ein Vorstandsmitglied oder ein Angehöriger direkt oder indirekt betroffen ist, dürfen diese nicht teilnehmen. Im Zweifel entscheidet der 1. Vorsitzende.
§ 12 Beschlussfassung
1. Alle Vorstandsmitglieder haben Sitz und Stimme.
2. Die Stimmabgabe erfolgt stets per Handzeichen.
3. Der Vorstand entscheidet stets mit der Mehrheit der satzungsgemäß festgelegten Anzahl der Vorstandsmitglieder. Stimmenenthaltungen zählen danach in
Abweichung von §§ 32 Abs. 1 BGB als Nein-Stimmen.
§ 13 Protokoll
1. Über den Verlauf und die wesentlichen Ergebnisse der Sitzung ist ein Protokoll zu fertigen.
2. Das Protokoll wird durch den Protokollführer (im Regelfall durch die Schriftführerin) angefertigt und durch den 1. Vorsitzenden geprüft und genehmigt.
3. Jedes Vorstandsmitglied erhält auf elektronischem Weg (PDF-Format) ein Protokoll der Sitzung, das vertraulich zu behandeln ist und nicht an Dritte weitergegeben
werden darf.
F. Interne Zusammenarbeit mit den einzelnen Sportbereichen
Der Vorstand bestimmt für den Bereich Fußball und für den Bereich Volleyball/Badminton jeweils 1 Mitglied aus dieser Gruppe als Verantwortlichen und Ansprechpartner für den Vorstand. Der Sportwart/Turnwart des Vereins hält engen Kontakt zu den Verantwortlichen und regelt mit ihm alle interne Angelegenheiten für seinen Bereich. Dazu zählen insbesondere die Aus- und Weiterbildung von Übungsleitern, die Beschaffung von Sportgeräten und Sportbekleidung, die Erstellung von Inventarlisten, die Nutzung von Sporthallen und Sportplätzen im Rahmen von Training und Wettkämpfen etc.